Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych jest orvanto, podmiot prowadzący działalność w zakresie obsługi spraw dotyczących zwrotu dóbr kultury, z siedzibą pod adresem: 45B, Lipowa, Chechło Drugie, gmina Dobroń, powiat pabianicki, województwo łódzkie, 95-082, Polska.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych można kontaktować się z administratorem pisemnie na adres siedziby albo za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego w serwisie. Odpowiadamy w tej samej formie, w jakiej otrzymaliśmy zapytanie, o ile osoba zgłaszająca nie wskaże innej.

2. Zakres przetwarzanych danych

W związku ze zgłoszeniem sprawy przetwarzamy dane, które przekazuje sam zgłaszający. Zwykle są to:

• imię i nazwisko albo nazwa reprezentowanego podmiotu,
• adres poczty elektronicznej podany w zgłoszeniu,
• opis sprawy i obiektu wraz z okolicznościami utraty,
• dokumenty i fotografie załączone do zgłoszenia,
• informacje o instytucji lub kolekcji, w której obiekt się znajduje,
• wskazane pozycje z oferty oraz treść dalszej korespondencji.

Przy przeglądaniu serwisu przetwarzane są także dane techniczne zapisywane przez infrastrukturę serwerową, w szczególności adres protokołu internetowego, rodzaj przeglądarki i informacja o żądanych podstronach. Dane te służą utrzymaniu bezpieczeństwa i sprawności serwisu.

Nie zbieramy informacji o stanie zdrowia, przekonaniach ani innych szczególnych kategoriach danych. Jeśli takie informacje pojawią się w dokumentach archiwalnych przekazanych do sprawy, przetwarzamy je wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego i wyłącznie w ramach tej sprawy.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane przekazane w zgłoszeniu przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi oraz oceny, czy sprawa może zostać przyjęta. Podstawą jest nasz uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji z osobami, które same zwróciły się do nas z zapytaniem.

Po zawarciu umowy dane przetwarzamy w celu jej wykonania: przygotowania kwerendy, oceny roszczenia, sporządzenia pism, prowadzenia negocjacji oraz obsługi przekazania obiektu. Podstawą jest wówczas niezbędność przetwarzania do wykonania umowy.

Dane wynikające z rozliczeń przetwarzamy dla wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych. Możemy również przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z wykonaną usługą, na podstawie naszego uzasadnionego interesu.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak bez adresu poczty elektronicznej oraz opisu sprawy nie jesteśmy w stanie udzielić odpowiedzi ani ocenić, czy sprawa mieści się w zakresie naszej działalności.

4. Okres przechowywania

Zgłoszenia, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, przechowujemy przez okres niezbędny do zakończenia korespondencji oraz przez rozsądny czas po jej zakończeniu — dla wykazania sposobu rozpatrzenia zgłoszenia i weryfikacji konfliktu interesów w razie ponownego kontaktu w tej samej sprawie.

Akta spraw prowadzonych przechowujemy przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów o przedawnieniu roszczeń oraz obowiązków dokumentacyjnych. Materiały archiwalne przekazane przez klienta zwracamy lub usuwamy po zakończeniu sprawy, zgodnie z jego wskazaniem.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia sprawy. Odbiorcami mogą być:

• prawnicy współpracujący w państwie, w którym znajduje się obiekt,
• tłumacze przysięgli oraz badacze proweniencji,
• instytucje i kolekcje, do których kierujemy zgłoszenie roszczenia,
• organy administracji oraz podmioty prowadzące rejestry obiektów utraconych,
• sądy i organy ścigania, jeżeli sprawa wchodzi w taką fazę,
• dostawcy usług hostingowych i poczty elektronicznej oraz obsługa księgowa.

Zakres każdego udostępnienia uzgadniamy z klientem. Nie przekazujemy danych podmiotom trzecim w celach marketingowych i nie udostępniamy ich do celów niezwiązanych ze sprawą.

6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Sprawy restytucyjne toczą się często w państwie, w którym znajduje się obiekt, także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli prowadzenie sprawy wymaga przekazania danych do takiego państwa, następuje to na podstawie mechanizmów przewidzianych przepisami o ochronie danych oraz po poinformowaniu klienta o zakresie przekazania.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora.

Realizacja części tych praw może być ograniczona zakresem obowiązków dokumentacyjnych oraz koniecznością zachowania materiału niezbędnego do obrony roszczeń. W takim przypadku wskazujemy przyczynę ograniczenia.

Osoba, której dane dotyczą, może również wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

8. Bezpieczeństwo i poufność

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiadające charakterowi prowadzonych spraw: dostęp do akt mają wyłącznie osoby bezpośrednio zaangażowane w sprawę, korespondencja prowadzona jest z użyciem połączeń szyfrowanych, a dokumenty przekazywane współpracownikom zewnętrznym ograniczamy do zakresu niezbędnego dla ich zadania.

Nie komentujemy publicznie prowadzonych spraw i nie ujawniamy nazw klientów ani instytucji bez pisemnej zgody. Z tego samego powodu nie publikujemy opinii klientów ani opisów zakończonych postępowań.

9. Dane osób trzecich w dokumentacji sprawy

Dokumenty archiwalne przekazywane w sprawach restytucyjnych zawierają zwykle dane osób trzecich: dawnych właścicieli, świadków, nabywców, pracowników instytucji. Przetwarzamy je wyłącznie w celu ustalenia stanu faktycznego i łańcucha proweniencji obiektu.

Przekazując takie dokumenty, klient potwierdza, że jest uprawniony do ich udostępnienia. Jeżeli osoba trzecia zwróci się do nas w sprawie danych zawartych w aktach, informujemy ją o zakresie przetwarzania w granicach dopuszczonych obowiązkiem poufności wobec klienta.

10. Zmiany dokumentu

Treść polityki może zostać zmieniona w razie zmiany zakresu usług, sposobu działania serwisu albo obowiązujących przepisów. Aktualne brzmienie publikujemy w serwisie. O zmianach istotnie wpływających na zakres przetwarzania informujemy klientów, z którymi prowadzimy bieżącą korespondencję.